Organizar eventos, preparar presentaciones y hacer
relaciones públicas son parte de sus nuevas funciones.
El concepto tradicional de las secretarias está en retirada. Y
es que estas profesiones desde hace tiempo ya dejaron de tener
entre sus tareas primordiales redactar documentos, contestar
llamadas telefónicas y enviar faxes, y ahora desempeñan una
multiplicidad de funciones que van desde la organización de
eventos hasta la preparación de las presentaciones que harán sus
jefes.
La masificación de los computadores, y más tarde del correo
electrónico, son los principales responsables de la
transformación de las secretarias en "asistentes ejecutivas",
que es el nombre con el que ahora se conoce a estas
profesionales que cuando se trata de las gerencias resultan
igualmente vitales que sus predecesoras dentro de las empresas.
Algo distinta es la situación en el caso de los mandos medios,
pues en ellos muchas veces la secretaria dejó de ser fundamental
ya que con el correo electrónico y los "call centers" se
reemplazaron algunas de sus principales funciones y las otras
son cumplidas por profesionales que tienen a su cargo atender a
varios jefes o a secciones completas.
La gerenta de management solutions de Deloitte & Touche, Andrea
Soto, explica que desde hace unos cinco años que comenzaron a
observar que cuando las empresas les pedían que les
seleccionaran una secretaria, ya no querían a alguien para tomar
dictado y escribir cartas.
En cambio, dice Andrea Soto, comenzó a adquirir importancia el
manejo de las distintas herramientas tecnológicas. Primordial
resulta dominar el programa Office completo, ya que con Word se
manejan en la redacción, con Excel en los temas contables y con
Power Point preparan las láminas que luego exponen sus jefes en
sus presentaciones.
En uno de los principales centros de formación en esta área como
es Manpower explican que frente al profundo y acelerado cambio
que experimentó el rol de la secretaria en las empresas, a
mediados de los noventa se vieron en la necesidad de crear una
nueva malla curricular que hoy les permite entregar al mercado
profesionales preparadas como "asistentes ejecutivas".
Es así como las tradicionales clases de dactilografía,
computación y redacción, hoy se complementan con formación en
áreas como técnicas de expresión oral, desarrollo de habilidades
interpersonales, relaciones públicas y gestión de eventos, ya
que todas ellas resultan necesarias para que estén capacitadas
para recibir a invitados, organizar almuerzos de negocios o
coordinar eventos.
También existen materias tan curiosas como organización del
tiempo, que está orientada tanto a que sean capaces de manejar
la agenda de sus jefes como la suya propia, de modo que no se
vean superadas por las circunstancias.
Y qué decir que el inglés resulta cada vez más fundamental en
una economía como la nuestra cada vez más abierta a los mercados
internacionales. De hecho, esta es una variable que marca una
diferencia en las remuneraciones.
Según los datos de Manpower, una secretaria ejecutiva que maneje
sólo español percibe una remuneración líquida media de entre $
400 mil y $ 500 mil, mientras que en el caso de una profesional
bilingüe se supera los $ 600 mil.
Bastante más elevadas son las remuneraciones de las asistentes
ejecutivas, pues pueden superar el millón de pesos.
El gerente de negocios y procesos de externalización de Andersen,
Oscar Breton, explica que el cambio en el rol de las otrora
secretarias hace que cada vez cobren más importancia la
capacidad de manejar variables simultáneas y algunas habilidades
de carácter tan simple pero vitales como sentido común,
criterio, mantención de buenas relaciones interpersonales y buen
trato. De hecho, esas son características a las que hacen
mención sus clientes cuando les piden que les busquen una
asistente.
La confidencialidad sigue siendo también un requisito básico. No
por nada la denominación de secretaria proviene de la palabra
"secreto".
Se pide buena presencia
Pero independiente del cambio en el rol de las secretarias el
contar con eso que se llama buena presencia sigue siendo
fundamental. El problema es que se trata de un concepto bastante
subjetivo y por lo tanto discutible.
La gerenta de servicios temporarios administrativos de Manpower,
María Raquel Chávez, dice que una secretaria o asistente
ejecutiva debe cumplir con un concepto de buena presencia que se
relaciona con que el vestuario, peinado, maquillaje y modales
sean acordes al ambiente laboral en que se deberá insertar y
proyecten una imagen adecuada de la empresa. "Se trata de que
sea una dama", dice.
Pero en las consultoras que realizan selección de personal
explican que así como hay empresas que cuando les piden una
secretaria o asistente ejecutiva exigen un concepto de buena
presencia como el descrito por la ejecutiva de Manpower, e
incluso pueden preferir que sea de mayor edad, hay otras que
claramente plantean como requisito que cumpla con estándares de
belleza. "Es una cuestión cultural", dicen.
También cultural es que ésta sea en Chile una profesión casi
exclusiva de mujeres, pues los pocos hombres que han tenido la
osadía de estudiarla se encuentran luego con dificultades para
encontrar empleo.
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